Ventajas y desventajas de Zoom: características, funcionamiento y opciones de grabación y programación de reuniones

Zoom Cloud Meeting, también conocido como Zoom, es una plataforma que proporciona servicios de videollamadas a través de internet mediante dispositivos móviles u ordenadores. Su funcionamiento se basa en la nube y permite llevar a cabo videoconferencias, salas de chat, llamadas de audio y grabación de sesiones. Además, Zoom es compatible con varios sistemas operativos de PC y teléfonos inteligentes.

Esta aplicación ha sido diseñada principalmente para su uso en entornos empresariales, ya que sus salas pueden albergar a numerosos usuarios simultáneamente y ofrece herramientas que facilitan el control de las reuniones. De este modo, es posible compartir archivos digitales en tiempo real con los demás participantes, lo que permite realizar reuniones de forma virtual.

Zoom ofrece una versión gratuita que está disponible para cualquier persona, pero también ofrece servicios adicionales mediante suscripción para empresas o grupos de usuarios.

¿Cuál es su utilidad?

La principal utilidad de Zoom se encuentra en el ámbito empresarial o en grupos que requieren realizar videoconferencias con un gran número de participantes simultáneos (hasta 1000 espectadores al mismo tiempo), algo que no es posible en plataformas similares como Skype. Además, gracias a las distintas opciones que ofrece Zoom Video Communications, esta aplicación resulta ideal para llevar a cabo reuniones en las cuales es necesario compartir material digital con los demás participantes.

Aparte de su uso empresarial, Zoom también funciona como una atractiva alternativa para realizar videollamadas, llamadas o comunicarse mediante chat con otras personas de manera efectiva y en tiempo real. Esto se debe a que brinda la posibilidad de entablar conversaciones privadas con cualquier usuario y, si es necesario, agregar nuevos participantes a la conversación.

Características

A continuación, se mencionan las principales características de Zoom Video Communications:

• Es una aplicación de uso gratuito que cuenta con planes de pago para ampliar sus funcionalidades.
• Funciona como una herramienta de comunicación a través de internet.
• Permite realizar sesiones de chat, llamadas y videollamadas.
• En cuanto a las videoconferencias, puede albergar hasta 500 personas y tener hasta 1000 espectadores.
• Ofrece características como el uso compartido de pantalla, lo cual es útil para presentaciones, seminarios y conferencias.

¿Cómo funciona?

La plataforma Zoom ofrece diferentes funcionalidades a los usuarios, dependiendo del plan que elijan. En líneas generales, Zoom es una plataforma en la nube que permite realizar videollamadas en tiempo real, pero con la particularidad de que también permite grabar las conferencias que se llevan a cabo en ella. A continuación, se detallan las principales funcionalidades de Zoom:

Grabación de reuniones

Una de las ventajas más destacadas de Zoom en comparación con otras plataformas similares es la opción de grabar las conferencias. Esto permite reproducirlas en cualquier momento y cuantas veces sea necesario, lo cual resulta muy útil para tomar apuntes, recordar detalles y otros fines.

Programación de conferencias

Zoom también permite la programación de reuniones futuras. A través de la plataforma, es posible seleccionar una fecha y hora específicas, asignar un título y generar un enlace para compartir con los participantes invitados. Cuando llegue el momento, los participantes recibirán una notificación como recordatorio.

Pizarra virtual

Otra función muy práctica de Zoom es la posibilidad de utilizar una pizarra virtual que puede ser compartida en pantalla con los demás participantes. Esto facilita la escritura, el dibujo y las explicaciones durante la reunión.

Pantalla y webcam simultáneas

Zoom permite transmitir tanto la pantalla del dispositivo como el vídeo capturado por la webcam al mismo tiempo. De esta manera, es posible dar explicaciones o aclarar dudas mientras los demás participantes pueden ver al emisor.

Pestaña de chat

En adición a las videoconferencias, es factible mantener una sesión de chat simultánea al uso del video. De este modo, es posible responder preguntas o hablar de manera privada con uno de los participantes.

Utilización del calendario

Zoom ofrece la integración con plataformas como Outlook y Google Calendar, lo que posibilita recibir notificaciones relacionadas con las reuniones o videoconferencias a través de estas cuentas.

Fondo virtual

Esta funcionalidad resulta sumamente útil, ya que permite crear un fondo digital que aparece detrás del usuario grabado por la webcam. Esto contribuye a una presentación más profesional ante los demás participantes, siendo perfecto para entrevistas o videoconferencias de carácter formal.

Transmisiones en tiempo real

Los planes Premium de Zoom facilitan la realización de transmisiones en directo a través de plataformas como YouTube o Facebook Live.

Gestión de usuarios

Tanto los anfitriones como los participantes de una videoconferencia tienen la capacidad de administrar los usuarios que están presentes en una conferencia. Por parte del anfitrión, se puede designar a otros usuarios como anfitriones, permitiéndoles expulsar, chatear o intervenir directamente con los demás participantes. De igual manera, cualquier persona dentro de la conferencia puede habilitar o deshabilitar el video o el audio de su webcam según su conveniencia.

Planes de suscripción

A continuación se presentan los diferentes planes que ofrece Zoom, dependiendo del plan elegido por el usuario:

Zoom gratuito

Esta es la versión sin costo de Zoom Video Communications, que permite conversaciones por chat ilimitadas. Sin embargo, las reuniones grupales están limitadas a 40 minutos y pueden tener un máximo de 100 participantes. Estas reuniones no pueden ser grabadas.

Zoom Profesional

Por una tarifa mensual de 14,99$, este plan amplía el límite de tiempo de las reuniones grupales a 24 horas. También ofrece herramientas empresariales, como identificadores personalizados para los participantes de las conferencias. Además, brinda la opción de grabar las sesiones de videoconferencia en dispositivos o en la nube.

Zoom Business

Este plan ofrece los mismos beneficios que Zoom Profesional, pero sin límite de tiempo. Tiene un costo de 19,99$ por usuario al mes y permite crear una URL personalizada para las conferencias de la empresa. También proporciona transcripciones de las reuniones almacenadas en la nube y servicio de atención al cliente.

Zoom Enterprise

Destinado a empresas con un gran número de empleados, este plan tiene un costo mensual de 19,99$ por usuario y ofrece almacenamiento ilimitado en la nube para las grabaciones de videoconferencias.

Características adicionales

Zoom ofrece diversos complementos y extensiones que amplían su funcionalidad, permitiendo su integración con cuentas de Outlook, Gmail y navegadores. A continuación, se detalla cada uno de ellos:

Complemento para Outlook

Zoom proporciona un complemento para Outlook, el servicio de correo electrónico de Microsoft. Con esta opción, se puede descargar gratuitamente el complemento, el cual añadirá un botón de Zoom a la interfaz de Outlook. Este botón facilita el acceso directo a la aplicación o la programación de una reunión y la notificación a otros usuarios a través de un correo electrónico.

Extensión para navegadores

Zoom ofrece extensiones para los navegadores Google Chrome y Firefox, lo que permite programar conferencias, acceder a videoconferencias o iniciar la aplicación directamente. Además, se puede integrar Zoom con Google Calendar para recibir notificaciones de reuniones futuras.

Plataformas

Zoom está disponible para computadoras de escritorio y dispositivos móviles.

Dispositivos móviles

La aplicación Zoom se puede descargar en dispositivos móviles con sistemas operativos iOS y Android. Esto permite iniciar sesión o crear una cuenta utilizando cuentas de Facebook, Google o SSO. Además de ofrecer todas las funciones básicas de Zoom, la versión mobile también permite realizar videoconferencias utilizando la cámara frontal y grabar las sesiones en la nube.

PC

La versión de escritorio de Zoom está disponible para usuarios de macOS y Windows. A través de esta versión, los usuarios pueden acceder a todas las funcionalidades habituales y Premium de la plataforma. Además, permite la creación de encuestas, grabar las conferencias en el disco duro y realizar transmisiones en directo vía YouTube o Facebook.

Historia

Zoom fue creado por el ingeniero Eric Yuan en 2011 en colaboración con WebEx. Dos años después, en 2013, la plataforma comenzó a ofrecer su servicio a través de internet y en un corto plazo de cinco meses, ya contaba con más de un millón de usuarios activos. Durante este periodo, se llevaron a cabo asociaciones y se integraron nuevas tecnologías en la plataforma, lo que permitió desarrollar un software adaptable a diferentes sistemas operativos de PC y con funcionalidades más completas, especialmente orientadas al uso empresarial.

En el primer trimestre de 2014, se lanzaron versiones compatibles con teléfonos móviles con sistema operativo iOS, y a mitad de año, Zoom ya contaba con 10 millones de usuarios. De esta forma, la plataforma se convirtió gradualmente en una alternativa atractiva a otros medios como Skype o Google Hangouts.

A lo largo de los años, Zoom ha crecido y expandido sus funcionalidades. Ha pasado de permitir videoconferencias en grupos de hasta 10 personas, a permitir la asistencia simultánea de hasta 1000 usuarios en una sola sesión.

A pesar de su éxito, la historia de Zoom ha estado marcada por la controversia y la polémica. Las políticas de seguridad, que no han sido implementadas correctamente desde su desarrollo hasta la actualidad, han generado desconfianza. Como resultado, su uso ha sido prohibido en organizaciones de defensa y empresas privadas de países como China, Reino Unido, Alemania, Australia y Estados Unidos.

Ventajas y desventajas

Gracias a sus múltiples ventajas, Zoom se ha convertido en una de las plataformas de videoconferencias más populares en la actualidad. Sin embargo, también presenta importantes desventajas que deben ser evaluadas por los usuarios antes de optar por esta aplicación. A continuación, se enumeran las ventajas y desventajas de Zoom:

Ventajas:

• Como una herramienta de videoconferencias, cuenta con una conexión extremadamente estable, lo que permite realizar videoconferencias con numerosas personas con calidad de video en alta definición y sin interrupciones.
• Tanto la versión de escritorio como la versión móvil tienen una interfaz muy cómoda e intuitiva.
• Facilita la compartición de archivos con los participantes de una conferencia de manera sencilla.
• Permite agregar hasta mil usuarios a una sola sesión, algo que pocas plataformas pueden lograr.
• Tiene una versión gratuita que no es tan restrictiva como se podría pensar.
• Ofrece la posibilidad de compartir pantallas, lo cual es muy útil para realizar explicaciones en tiempo real.
• Al ser una aplicación con opciones de pago, brinda soporte técnico especializado.
• Las características Premium se centran en el soporte empresarial, lo cual resulta muy útil para los planes de negocio de empresas de cualquier tamaño.

Desventajas

• A pesar de tener una versión gratuita, las verdaderas funciones de la aplicación solo están disponibles en las versiones de pago, las cuales pueden resultar costosas.
• Aunque tiene éxito en la actualidad, no es tan conocida como otras plataformas como Skype o Google Hangouts.
• Es una aplicación que requiere una conexión estable a internet para tener una videoconferencia.
• Aunque es de uso intuitivo, puede ser confusa para personas no totalmente familiarizadas con el uso de computadoras o este tipo de tecnologías.
• Las controversias recientes y la prohibición en varios países muestran los riesgos de seguridad que implica el uso de Zoom.