Microsoft Office: Ventajas, desventajas y alternativas – Descubre su historia y cómo funciona

Office 365 es una solución de software empresarial ofrecida por Microsoft en un modelo de arrendamiento. Permite a los usuarios acceder a través del servicio de OneDrive y requiere conexión a Internet. Es una opción flexible que se puede pagar anualmente o mensualmente, según sea necesario.

Como se sabe, Office 365 es el paquete de software más utilizado en todo el mundo, con cientos de millones de usuarios. Proporciona soluciones generales para diversas problemáticas profesionales.

¿Para qué se utiliza?

Office 365 se utiliza para realizar una amplia variedad de tareas ofimáticas, como transcribir textos, gestionar correos electrónicos profesionales, generar listados y satisfacer cualquier otra necesidad que pueda surgir. Incluye aplicaciones como Microsoft Word, Excel, PowerPoint y muchos otros servicios.

La función principal de Office 365 es permitir a los usuarios crear documentos en línea. Sin embargo, para las empresas, Office ofrece mucho más que eso. Cada una de las aplicaciones principales de Office proporciona a las empresas las herramientas básicas necesarias para realizar tareas diarias como administrar datos y crear documentos.

¿Cómo funciona?

Office 365 trabaja bajo un modelo de arrendamiento, lo que significa que se adquiere por un período determinado. Microsoft ofrece opciones de pago mensual o anual para mayor comodidad de los usuarios.

En cuanto a su funcionamiento, requiere acceso a Internet y al servicio de OneDrive para operar. Los usuarios pueden acceder a través de una cuenta de correo electrónico y toda la información se guarda en la nube.

Aunque la información es temporal, Office 365 permite exportar archivos a diferentes formatos de documentos. También es posible guardarlos en medios de almacenamiento físico como discos duros o memorias USB.

Al igual que el paquete ofimático tradicional de Windows, Office 365 cuenta con todas las opciones de trabajo. Así, se contaría con Word, Excel, OneNote, Outlook y cualquier otro servicio que ofrezca esta gran compañía tecnológica.

Este programa permite trabajar en conjunto con otras personas a través de un servicio de la nube. Así, los archivos se ubican en un mismo servidor, donde un equipo de trabajo podrá encargarse de él de forma paralela.

Características

Son diversas las características que ofrece Office 365. Al ser un paquete bastante completo, es posible que se encuentren ventajas y desventajas que requieren ser señaladas, para determinar si realmente vale la pena adquirirlo.

Ventajas

• Compatibilidad: Office 365 se puede abrir en todo tipo de dispositivos de forma en línea. Además, permite su instalación no solo en dispositivos de Windows, sino también en equipos con Mac OS.
• Almacenamiento en la nube: Al adquirir este servicio, Microsoft también te otorgará una variedad de espacio en la nube (dependiendo del plan solicitado). De esta manera, podrás almacenar tus archivos en este espacio y ahorrar almacenamiento que puedas emplear en otras tareas.
• Trabajo en equipo: Puede emplearse en grandes empresas porque varios usuarios pueden compartir documentos y trabajar en conjunto, lo cual mejora la experiencia profesional y evita problemas.
• Instalación en múltiples dispositivos: El paquete especial de Office 365 permite su instalación en hasta 5 dispositivos diferentes, por lo que se puede utilizar en un hogar completo o en un equipo de trabajo sin dificultad.
• Completo: Este servicio cuenta con el paquete ofimático completo que ofrece Microsoft, así como almacenamiento en la nube y otras funcionalidades disponibles a través de este sistema.

Desventajas

• Falta de aplicaciones: Esta versión es más sencilla y básica que la alternativa de escritorio que ofrece Microsoft. Por lo tanto, aunque tiene varios beneficios, la potencia puede disminuir. En casos de trabajos complejos, sería necesario adquirir la versión de escritorio de Office.
• Lentitud del sistema: Es posible que se presenten lentitudes en el sistema debido al uso de internet y almacenamiento en la nube que requiere este servicio. Sin embargo, estos casos particulares se pueden solucionar si se cuenta con una velocidad de internet aceptable.
• Mayor espacio de almacenamiento: Si se desea instalar la versión de software de Office 365, se necesitará más espacio que otras alternativas que ofrece Microsoft. Incluso en un servidor de trabajo, será necesario contar con espacio adicional para todo este proceso.

Alternativas

Microsoft Office 365 es quizá el mejor servicio ofimático disponible en la actualidad, gracias a su larga trayectoria en el mercado y a la excelencia que presenta. Sin embargo, hay circunstancias en las que se recomienda considerar otras alternativas debido a una variedad de motivos.

Google Docs es posiblemente la opción más similar a Office 365. Esto se debe a que ofrece diversos servicios especializados que ayudan a cumplir tareas profesionales de manera eficiente. Además, permite trabajar en la nube y colaborar simultáneamente con varias personas.

Como alternativa gratuita, FreeOffice ha sido muy bien recibida por la comunidad en línea. Esta herramienta tiene un diseño casi idéntico al de Microsoft Office y permite crear documentos completos. También ofrece la opción de crear hojas de cálculo y presentaciones.

Por último, debemos mencionar a LibreOffice, una opción de software de oficina igual de completa que Google Docs. Es la principal alternativa a programas similares a Office 365. Este servicio es compatible con los formatos de archivo de Microsoft, como Docx y Doc. Además, ofrece hojas de cálculo, presentaciones y un procesador de textos para brindar un servicio completo.

Historia

Office fue lanzado al mercado en agosto de 1989 por Microsoft. Inicialmente, todas las herramientas se vendían por separado, con Word (lanzado en 1983) y Excel (lanzado en 1982) como productos individuales.

Este conjunto de herramientas de oficina empezó a ofrecerse junto con el sistema operativo de Microsoft a partir del lanzamiento de Windows 95. A partir de entonces, cualquier equipo con ese sistema operativo vendría con Office preinstalado.

En noviembre de 1996, se lanzó Office 97, que fue el primer paquete de oficina de la marca en incluir un cliente de correo electrónico. También introdujo el asistente virtual llamado «Clippy», que ayudaba a los usuarios en diversas tareas.

La versión de Office 2007, que se incluyó en Windows Vista, presentó un diseño gráfico excepcional. Esta nueva interfaz se llamó Office Fluent y marcó una revolución para la marca.

Con el lanzamiento de Office 2010, se introdujo lo que sería Office Web Apps, una alternativa gratuita en la nube a los servicios de oficina de Microsoft.

En junio de 2011, se lanzó Office 365, una versión en la nube de Office de escritorio. Esta versión permitía acceder a los documentos desde cualquier lugar y ofrecía almacenamiento virtual para beneficio de los usuarios.

Hasta la fecha presente, Microsoft ha mantenido su firme compromiso de brindar una calidad excepcional en su conjunto de aplicaciones de oficina, ajustándolas a las demandas actuales. Por consiguiente, sigue siendo ampliamente utilizado por numerosos profesionales y empresas a nivel global.