Microsoft Teams: ventajas y desventajas, cómo funciona y cómo usarlo para reuniones, chat y gestión de miembros. Alternativas a tener en cuenta como Slack, Spike, Fleep y Rocket.Chat

Microsoft Teams es una plataforma colaborativa que integra diversas aplicaciones y servicios de Microsoft en un solo lugar. A través de Microsoft Teams, es posible llevar a cabo proyectos de forma colaborativa entre diferentes usuarios, aprovechando las herramientas que se ofrecen en esta plataforma.

Microsoft Teams brinda una amplia gama de posibilidades. Permite generar y compartir documentos con el resto del grupo, mientras se alojan en OneDrive. También ofrece la posibilidad de modificar los documentos de forma colaborativa y almacenar los cambios de forma automática. Además, cuenta con funciones útiles como el chat instantáneo mediante Skype for Business. Incluso es posible agregar aplicaciones externas a la plataforma para que los miembros del equipo puedan utilizarlas.

Este servicio se lanzó en 2017 y desde entonces no ha dejado de crecer, convirtiéndose en una de las principales plataformas de trabajo empresarial. Su éxito se debe, en gran medida, a las actualizaciones y nuevas funciones que Microsoft va añadiendo constantemente. En 2020, Microsoft Teams cuenta con 44 millones de usuarios registrados.

Cómo funciona

Microsoft Teams funciona como una herramienta de trabajo que permite organizar proyectos en equipo y proporcionar herramientas de colaboración en un entorno virtual. Al iniciar un proyecto, es posible crear unidades de negocio, equipos de trabajo, grupos colaborativos y otros módulos en los que los usuarios tienen acceso a diferentes funciones de la plataforma. La comunicación entre usuarios se realiza a través de salas de chat grupales que funcionan como canales para administrar las diferentes etapas de un proyecto.

Los equipos de trabajo también tienen herramientas adicionales para mantenerse enfocados en sus objetivos designados. Pueden crear diferentes salas de chat (canales) para el mismo grupo de trabajo, lo que permite discutir temas separados y mantener la atención en los objetivos de cada etapa del proyecto.

En general, todas las funciones de Microsoft Teams son fáciles de usar y ofrecen una experiencia cómoda a través de aplicaciones conocidas que se utilizan en dispositivos como PC y teléfonos móviles. Esto hace que Teams sea una plataforma versátil y flexible para sus usuarios.

Cómo usar

Utilizar Microsoft Teams no es tan complicado como podría parecer. Para empezar a usar la plataforma y familiarizarse con sus funcionalidades, solo es necesario crear una cuenta y comenzar a explorar. A continuación, se presentan los primeros pasos para utilizar Microsoft Teams:

Es posible utilizar Microsoft Teams desde diferentes dispositivos. Para tener Teams en una PC o dispositivo móvil, es necesario descargar la aplicación desde la página oficial de Microsoft.
Después de seleccionar la versión deseada de Microsoft Teams, se debe hacer clic en el botón «Descargar Teams» y esperar a que se complete la descarga del archivo .exe.
Una vez finalizada la descarga, solo es necesario ejecutar el instalador y completar la instalación del programa. La instalación es similar a la de cualquier otro programa, solo hay que aceptar los términos y condiciones, seleccionar la ubicación en la que se almacenarán los archivos del programa y finalizar la instalación.
Una vez instalada la aplicación de Microsoft Teams, se puede acceder a ella a través del acceso directo en el escritorio.
Para acceder a Microsoft Teams, es necesario registrarse en la plataforma. Para ello, basta con crear una cuenta en Microsoft Teams desde la página de microsoft.com. Si ya se tiene una cuenta en Microsoft (como una cuenta de correo Outlook.com / Hotmail), no es necesario crear una nueva cuenta.
Una vez creada la cuenta, se puede iniciar sesión en Microsoft Teams desde la versión de escritorio descargada o desde el navegador.
Después de iniciar sesión en la aplicación, se pueden comenzar a gestionar la plataforma, agregar nuevos usuarios al equipo de trabajo, crear salas de chat, agregar aplicaciones de terceros al entorno, entre otras cosas.

Funcionalidades

Son numerosas las utilidades que ofrece Microsoft Teams a los usuarios para planificar y gestionar diversos proyectos. Estas funcionalidades se componen de diferentes aplicaciones y herramientas integradas en la plataforma. A continuación se resaltan las más relevantes:

Reuniones

Las reuniones son una parte fundamental del trabajo empresarial, por lo cual Microsoft Teams incorpora Skype Empresarial a su plataforma para brindar todos sus beneficios a los usuarios. Gracias a esta herramienta, se pueden crear canales, subir archivos, planificar reuniones, asignar roles y, por supuesto, llevar a cabo videoconferencias en grupo.

Chat de Microsoft Teams

El chat de Microsoft Teams funciona de manera similar a Skype, permitiendo generar canales grupales para conversaciones colectivas o individuales. Además, es posible agregar bots a los chats, lo que facilita la organización de las salas y permite resolver problemas de manera rápida.

Al crear un equipo de trabajo, se habilita un chat colectivo que incluye a todos los usuarios del equipo. Luego, es posible personalizar el nombre del canal, asignar roles a cada miembro, vincular un calendario al chat e incorporar documentos u otros tipos de archivos.

Canales

Los canales son salas de chat que se pueden crear dentro de un mismo grupo de trabajo. La finalidad de los canales es tener conversaciones independientes que permitan abordar diferentes objetivos en paralelo y, de esta manera, tener un mejor control de la información.

Aplicaciones externas

Microsoft Teams ofrece un panel en el que se pueden agregar diferentes fichas con aplicaciones externas a la plataforma que pueden ser útiles para los objetivos de un proyecto. Esta plataforma brinda mucha libertad, permitiendo agregar una lista de tareas de Trello, integrar una tabla de Excel, un documento de Word, entre otros ejemplos.

Administración de miembros

Los propietarios de cada equipo en Microsoft Teams tienen la capacidad de gestionar la lista de miembros que forman parte del grupo. A través de un panel único, pueden añadir miembros, asignar roles, configurar y personalizar distintos aspectos del equipo, entre otras funciones.

Pros y contras

Microsoft Teams se ha posicionado como una de las mejores plataformas de su tipo, gracias a sus múltiples utilidades. Sin embargo, también existen algunas desventajas en su uso que es importante tener en cuenta. Para evaluar si Microsoft Teams se adapta a las necesidades de una empresa, es necesario considerar las ventajas y desventajas más relevantes.

Ventajas

Es una plataforma versátil que permite conectar la cuenta de un usuario en diferentes dispositivos como PC, laptops, tablets y teléfonos inteligentes.
Ofrece salas de chat cómodas, intuitivas y de fácil uso que permiten tener un seguimiento de todas las actividades.
Integra Skype empresarial, lo cual brinda todas las ventajas de este servicio, como videoconferencias y llamadas de voz en cualquier momento.
Cuenta con la herramienta Planner, integrada en Teams, que permite planificar tareas y establecer objetivos en un calendario compartido por todo el equipo de trabajo.
Permite agregar aplicaciones de terceros a la plataforma, lo que brinda a los usuarios la posibilidad de utilizar medios como Twitter, Trello, RSS, Yammer y muchos otros.
Permite crear y editar documentos y archivos de forma colaborativa a través de las aplicaciones de Microsoft Office.
Los archivos almacenados en la plataforma se guardan en OneDrive, el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft.
Microsoft Teams está totalmente integrado con Office 365.
Ofrece un plan gratuito que proporciona una buena cantidad de herramientas a los usuarios.

Desventajas

Se requiere conexión a internet, ya que es una plataforma para el trabajo remoto entre usuarios.
A diferencia de otros servicios como Yammer, Microsoft Teams no permite la creación de equipos de trabajo con más de 300 usuarios.
Es necesario pagar para acceder al 100% de las funciones de la plataforma.
Aunque está ganando popularidad, aún no está tan difundido como otros software colaborativos como Slack, lo que puede dificultar la adaptación de algunos usuarios a su entorno.
Su interfaz no es tan intuitiva como la de otras plataformas similares.

Alternativas

Además de Microsoft Teams, existen otras plataformas similares que permiten colaborar en proyectos. A continuación se mencionan las principales alternativas a Microsoft Teams que están disponibles en la actualidad:

Slack

Probablemente, Slack sea la herramienta de trabajo en colaboración más conocida en la actualidad. Fue lanzada en 2013 y desde entonces se ha convertido en una de las plataformas más utilizadas en todo el mundo. A través de Slack, es posible utilizar servicios externos como Google Drive, GitHub, Trello, Heroku y otros más. Además, permite crear salas de chat, tener conversaciones privadas entre usuarios y realizar listas de tareas.

Spike

Spike es una plataforma que ofrece una experiencia diferente a otras alternativas. Se enfoca en diferentes formatos de mensajería de chat y proporciona una alternativa al uso de correos electrónicos empresariales. Esta plataforma permite hacer llamadas de voz, videoconferencias y en su versión gratuita, es una de las aplicaciones más completas de este tipo. Una gran ventaja de Spike es que se puede invitar a usuarios a colaborar sin que tengan que crear una cuenta en la plataforma.

Fleep

Fleep funciona como una plataforma en la nube con diversas funcionalidades para trabajar de forma remota en colaboración. Para utilizar Fleep, se necesita configurar un espacio en la nube desde una cuenta de administrador y luego crear un espacio de trabajo con las aplicaciones necesarias para lograr los objetivos deseados. Fleep cuenta con numerosas herramientas y aplicaciones de terceros disponibles. Por supuesto, también cuenta con salas de chat y la opción de disfrutar de mensajería instantánea, además de llamadas de voz y videoconferencias.

Rocket.Chat

Rocket.Chat es una plataforma similar a Slack diseñada con código abierto. Es de código abierto y ofrece casi todas las funcionalidades de Slack en su modalidad gratuita. A través de esta plataforma se pueden realizar todas las tareas habituales que permiten los software colaborativos de este tipo. Es posible realizar llamadas de voz y video, crear y administrar salas de chat. Además, se pueden integrar muchas aplicaciones externas en Rocket.Chat, destacando algunas como Google Calendar, Trello, Jura, Zapier, Azure Alerts y muchas más.