Gestionar los permisos para compartir desde la PC: todo lo que necesitas saber

Actualizado el lunes, 19 de septiembre de 2022.

Google Drive ofrece a sus usuarios la posibilidad de adquirir espacio en un disco virtual en la nube, lo que les permite ahorrar en hardware y acceder a sus archivos en cualquier lugar. Ya sea desde casa, durante las vacaciones, a través de un dispositivo móvil o una computadora. Una de las características destacadas de esta plataforma es la capacidad de compartir información con otras personas.

Tienes varias opciones para hacerlo, pudiendo administrar si los demás usuarios pueden modificar los archivos o solo verlos. Si no estás familiarizado con esta función o cómo configurar los permisos según tu necesidad, te explicaremos cómo hacerlo desde una computadora o dispositivo móvil. Así podrás disfrutar de todos los beneficios que el servicio de Google Drive ofrece.

Desde la computadora

Tienes dos alternativas para compartir una carpeta desde tu ordenador, ya sea utilizando el programa de Google Drive o accediendo a través de un navegador web. A continuación, te explicaremos ambas formas de hacerlo:

Desde el escritorio de Windows

Para los sistemas operativos Windows, Google Drive ofrece una versión instalable que te permite gestionar toda tu información en la nube a través de una carpeta en tu escritorio. Utilizando esta carpeta, también puedes compartir tu información con otros usuarios.

Aunque existen al menos tres formas de compartir archivos, utilizando el programa solo podrás hacerlo a través de una invitación por correo electrónico. Todos los pasos se deben llevar a cabo desde la carpeta de Google Drive en tu ordenador.

Haz clic derecho en la carpeta que deseas compartir para acceder a más opciones.
Luego, en la sección de Google Drive, selecciona la opción «Compartir».
En la ventana que se abrirá, escribe la dirección de correo electrónico de la persona con la que deseas compartir tu información.
Para finalizar, haz clic en «Listo».

La persona recibirá automáticamente un correo electrónico de Google con un enlace que le dará acceso únicamente a la carpeta que compartiste. Tus otros archivos permanecerán ocultos. Este mismo procedimiento también se puede aplicar a un archivo individual.

Desde el navegador

También es posible permitir el acceso a tus archivos y carpetas mediante el uso de un navegador. En el siguiente artículo se explicarán tres formas de compartir tus archivos a través de Google Drive:

A través de correo electrónico

Con esta opción, tienes la capacidad de controlar quién puede acceder a tu Drive, dándote la oportunidad de invitar a personas específicas. Los pasos a seguir se realizan desde la página principal de Google Drive:

Da clic derecho en la carpeta que deseas compartir. Esto mostrará todas las opciones disponibles.
Luego, selecciona «Compartir».
En la ventana emergente, ingresa la dirección de correo electrónico de la persona con la que deseas compartir.
Finalmente, haz clic en «Listo».

De esta manera, la persona recibirá una invitación para acceder a la carpeta solo con su cuenta de correo Gmail.

Usando un enlace

Esta forma de compartir tu información es más sencilla, pero también implica más riesgos. Consiste en generar un enlace que permitirá a cualquier persona que lo tenga acceder a tu carpeta. Aunque algunos usuarios pueden sentirse incómodos con la vulnerabilidad que esto representa, siempre tienes la opción de restringir el acceso a los usuarios. Sigue estos pasos para generar el enlace:

Da clic derecho en la carpeta que deseas compartir.
En la pestaña de opciones, selecciona «Obtener enlace para compartir».
Se abrirá una ventana que mostrará el enlace. Puedes copiarlo pulsando el botón «Copiar enlace».
Finaliza el proceso haciendo clic en «Listo».

¡Listo! Ahora puedes enviar ese enlace a tus contactos para que puedan acceder a tu carpeta.

Compartir con un grupo

En su más reciente actualización, Google brinda la posibilidad de crear grupos de usuarios para compartir información con ellos. Esta función está disponible desde la página principal, donde se encuentra la opción «Crear Grupo». Esta alternativa es muy utilizada por aquellos que trabajan en equipo y necesitan compartir constantemente información a través de Google Drive.

A continuación, se explicará cómo compartir información con un grupo en particular:

En la carpeta que deseas compartir, abre la lista de opciones. Para hacerlo, haz clic derecho sobre la carpeta.
Selecciona la opción «Compartir».
En la ventana que se despliega, en lugar de ingresar una dirección de correo electrónico, ingresa el nombre del grupo al que quieres compartir la información.
Presiona «Listo» para finalizar.

Automáticamente, todos los miembros del grupo recibirán un correo electrónico con la invitación para acceder a la carpeta compartida.

Desde dispositivos móviles

Si eres usuario de Android y utilizas la aplicación de Google Drive, también tienes la opción de compartir tus carpetas. A continuación, se detallan dos métodos para hacerlo:

Mediante una invitación

Desde tu dispositivo móvil, puedes generar una invitación para que otros usuarios obtengan acceso específico a un archivo o carpeta. Si deseas utilizar este método, simplemente sigue estos pasos:

En la carpeta que deseas compartir, accede a más opciones. Para hacerlo, selecciona los tres puntos verticales junto al título.
A continuación, elige la opción «Añadir personas».
En la ventana que aparece, ingresa la dirección de correo electrónico o el nombre del grupo con el que deseas compartir el archivo o carpeta.
Finalmente, envía la invitación utilizando el botón ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

De este modo, se creará un correo electrónico con un enlace que solo podrá ser utilizado por el propietario del correo.

A través de un enlace

También puedes generar un enlace para compartir con otros usuarios. De esta manera, no será necesario enviar una invitación a cada contacto al que quieras darle permiso para ver tu información. Simplemente sigue estos pasos para generar el enlace:

En la carpeta que quieres compartir, abre el menú de opciones. Solo debes hacer clic en los 3 puntos verticales junto al nombre de la carpeta.
Haz clic en «Compartir mediante enlace».

Automáticamente se generará un enlace para compartir y se copiará en tu portapapeles. Solo tienes que pegarlo y enviarlo a las personas que desees.

Gestionar los permisos para compartir

Al permitir que otros usuarios vean tus archivos o carpetas, se actualizan las opciones de intercambio. Puedes elegir entre las siguientes dos formas:

Ver: les permitirás únicamente ver tus carpetas y sus archivos, pero no podrán editarlos ni moverlos.
Organizar, editar y añadir: esta configuración les dará cierta libertad para editar, mover y eliminar archivos.

Puedes cambiar los permisos al enviar la invitación. En la ventana donde ingreses la dirección de correo electrónico para enviar la invitación de intercambio, sigue estos pasos:

Haz clic en las configuraciones que aparecen en la parte derecha con un símbolo de engranaje.
Marca la casilla si deseas otorgar permisos de edición, de lo contrario, déjala sin cambios.
Finalmente, haz clic en atrás y luego procede a enviar el enlace de invitación.

De esta manera, podrás administrar a las personas que tienen la capacidad de alterar tus carpetas.