Cómo escanear documentos con una impresora Canon: paso a paso y mejores aplicaciones para extraer texto y escanear desde dispositivos móviles

Si recientemente has adquirido una impresora Canon que también cuenta con función de escáner y no sabes cómo utilizarlo, estás en el lugar indicado. Ya sea que estés utilizando una PC con Windows o una Mac, las instrucciones a seguir son muy sencillas. Incluso, muchos fabricantes de impresoras han creado aplicaciones para dispositivos móviles y tablets, lo que te permite escanear documentos en cualquier momento y lugar.

Antes de empezar, es importante asegurarse de que todo esté correctamente configurado. Si aún no has instalado los controladores o conectado la impresora a tu PC, no te preocupes, te explicaré cómo hacerlo.

En primer lugar, verifica que tu dispositivo cuente con un escáner integrado. Puedes consultar el manual de instrucciones en caso de que tengas dificultades para identificarlo visualmente. Luego, procede a conectar la impresora a tu PC. Puedes hacerlo con un cable USB o a través de la conexión Wi-Fi. Si necesitas más información al respecto, te recomiendo que revises mi guía sobre cómo instalar una impresora.

Para configurar el dispositivo, en la mayoría de los casos, simplemente accede al sitio web oficial de Canon y busca el nombre de tu impresora en la barra de búsqueda. En la página correspondiente, encontrarás todas las instrucciones necesarias para descargar e instalar los controladores adecuados. Además, se te indicará si tu impresora es compatible con tu sistema operativo.

Una vez que hayas descargado los controladores en tu PC, deberás extraer los archivos en caso de que estén comprimidos en formato zip. A continuación, ejecuta el archivo .exe o .msi obtenido. Sigue las instrucciones que aparecerán en pantalla, las cuales generalmente consisten en hacer clic en los botones «Siguiente» o «Finalizar» y marcar las casillas correspondientes a la aceptación de los términos de uso.

A continuación, te presento los pasos a seguir para escanear un documento con una impresora Canon:

Una vez que se ha configurado correctamente la impresora y Windows ha podido detectarla, se puede comenzar a escanear un documento con ella.

El proceso es breve y aseguro que no se lamentará de haberlo seguido. En primer lugar, encienda la impresora. Luego, simplemente haga clic en el botón «Inicio» (el icono de la bandera ubicado en la esquina inferior izquierda de la pantalla) y escriba «ventanas de fax y escáner» en la barra de búsqueda. Luego, abra el programa Fax y Escáner de Windows y haga clic en el botón «Nueva digitalización» presente en la barra azul en la parte superior.

Desde la pantalla que aparece, haga clic en el botón «Cambiar» y verifique que se haya seleccionado la impresora correcta. Ahora, seleccione el botón «Aceptar» en la parte inferior derecha. Haga clic en el botón «Vista previa» en la página que aparece. Desde esta última, se pueden cambiar todas las configuraciones relacionadas con el archivo, desde la extensión hasta el brillo. Si todo está correcto, en el espacio a la derecha se verá el documento digitalizado. Presione el botón «Escanear» para guardarlo en su PC.

Ahora solo queda abrir una nueva ventana del Explorador de archivos. Ir a la carpeta «Documentos» y luego a «Documentos digitalizados». Aquí encontrará su documento en el formato que haya elegido (generalmente PDF o JPG).

Extraer texto de escaneos (OCR)

Si lo desea, es posible extraer el texto de un documento escaneado utilizando la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres), que es totalmente compatible con el programa My Image Garden, desarrollado directamente por Canon. Las instrucciones a seguir son muy sencillas y solo toman unos minutos.

En primer lugar, debe acceder al sitio web oficial del programa y hacer clic en el botón rojo «Descargar ahora» presente en el centro de la página. Luego, debe ejecutar el archivo «mig_-ganar-x_x_x-exx_x.exe» y hacer clic secuencialmente en «Siguiente», «Siguiente», «Siguiente», «Sí» y «Completo» para completar la instalación.

En este punto, encienda la impresora y abra My Image Garden. En caso de que se le solicite escanear las imágenes en algunas carpetas, haga clic en «Aceptar». Y luego, haga clic en «Scan» en el menú de la izquierda.

A continuación, haga clic en el botón «Automático» presente en la barra superior. Después de eso, acepte y espere a que se escanee su documento.

Ahora, seleccione el nuevo archivo y haga clic en el botón «Guardar». Seleccione JPEG (la única extensión de OCR admitida por el programa) como opción de formato de datos y elija la carpeta donde guardar la imagen. Luego, haga clic en el botón «Guardar» y seleccione la carpeta donde guardó el archivo desde el menú de la izquierda. Haga clic con el botón derecho. Pase el mouse sobre el icono de la imagen y seleccione «OCR».

Perfecto, ahora es momento de abrir un archivo de texto con el contenido de su documento escaneado.

Cómo escanear un documento con la impresora Canon en Mac

Apple se preocupa por la compatibilidad de la impresora con su sistema operativo. Por este motivo, encontrará rápidamente toda la información necesaria para configurar la impresora y usar el escáner Canon en su Mac. A continuación, se detallan los pasos que debe seguir.

Operaciones iniciales

Las operaciones iniciales son fundamentales para que pueda seguir las instrucciones de manera efectiva.

Además de realizar las verificaciones necesarias, como la conexión adecuada entre la impresora y el ordenador y la comprobación de que la impresora tiene un escáner integrado, es importante verificar los controladores. Estos controladores permiten la comunicación entre la impresora y el ordenador, asegurando así el funcionamiento del escaneo de documentos.

En la mayoría de los casos, simplemente conecte la impresora al ordenador y el sistema la reconocerá automáticamente. Si esto no sucede, deberá visitar el sitio web oficial de Canon y buscar el nombre del dispositivo en la barra de búsqueda. El sitio web le proporcionará los detalles necesarios para lograr su objetivo.

Normalmente, Canon ofrece un archivo dmg: para instalar el controlador, simplemente haga doble clic en el archivo y siga las instrucciones en pantalla que generalmente requieren hacer clic en los botones «Siguiente» o «Aceptar». Es posible que se le solicite ingresar la contraseña de administración de macOS. Cabe mencionar que cada controlador puede tener un proceso específico, por lo que no es posible proporcionar instrucciones exactas para todos los casos.

Escanear un documento

Una vez que haya configurado la impresora, finalmente podrá utilizar el escáner integrado. No se preocupe, Apple ha incluido una función nativa en su sistema operativo que le permitirá lograr su objetivo de manera rápida y sencilla.

En primer lugar, debe encender la impresora. Luego, haga clic en el icono de la manzana mordida en la parte superior izquierda de la pantalla y seleccione «Preferencias del sistema» en el menú desplegable. A continuación, presione el botón con cuatro filas de puntos en la parte superior izquierda y seleccione «Impresoras y escáneres». Luego, haga clic en el icono de Canon en la parte izquierda de la pantalla.

A continuación, haga clic en «Escanear» en la barra superior. Aparecerá un botón llamado «Escaner abierto» en la parte superior, haga clic en él. Luego, haga clic en «Mostrar detalles» para previsualizar el archivo escaneado. Si todo está correcto, presione el botón «Escanear» para guardar el archivo escaneado en su PC.

¡Perfecto! Ha logrado escanear su documento. Encontrará el archivo en la carpeta que seleccionó durante el escaneo, generalmente en la carpeta de «Fotos».

Extraer texto de escaneos (OCR)

Si necesita extraer el texto de los documentos escaneados, no hay problema. Canon ofrece a los usuarios una versión del programa «My Image Garden» específica para macOS. Esta versión incluye funciones de OCR, que le permiten extraer texto de un archivo escaneado.

Para obtener el programa, visite el sitio web oficial de Canon y haga clic en el botón rojo «Descargar ahora». Luego, abra el archivo mmig-mac_x_x_x-eaxx.dmg y ejecute el archivo .pkg que se encuentra en su interior. Siga las instrucciones y acepte los términos de instalación, ingrese la contraseña de administrador de su Mac y finalice la instalación.

¡Perfecto! Ahora ha instalado My Image Garden en su Mac. Solo necesita encender la impresora y seguir el mismo procedimiento descrito en el capítulo dedicado a la versión de Windows del programa (los pasos a seguir son los mismos).

Cómo escanear un documento con una impresora Canon desde un teléfono móvil o una tableta

Si desea hacerlo todo directamente desde su teléfono móvil, no hay problema. Escanear documentos sobre la marcha se ha convertido en una necesidad para muchas personas y las empresas han desarrollado excelentes aplicaciones especialmente diseñadas para este propósito.

Operaciones preliminares

Antes de escanear un documento utilizando un teléfono móvil o una tableta, es esencial configurarlo correctamente para evitar cualquier problema durante el procedimiento. No se preocupe, las siguientes instrucciones son sencillas y solo tomarán unos minutos de su tiempo libre.

En primer lugar, es crucial que su dispositivo esté conectado a la misma red que la impresora. Para lograr esto, vaya al menú de configuración de su dispositivo y seleccione la red Wi-Fi a la cual ya ha conectado la impresora. Si aún no ha hecho esto, le recomiendo que consulte mi guía sobre cómo conectar una impresora Wi-Fi a su PC. También es recomendable activar el Bluetooth, el NFC y el GPS en su teléfono móvil, si es posible, para permitir que las aplicaciones detecten mejor su impresora.

Además, podría considerar la opción de imprimir en la nube, aprovechando servicios que le permiten utilizar impresoras a través de Internet o conectar la impresora al enrutador para utilizarla en la red local.

Canon PRINT Inkjet / SELPHY (Android / iOS)

¿Le gustaría escanear fotos directamente desde su teléfono móvil y utilizarlas mientras está en movimiento? No se preocupe, también es posible hacer esto. Existen numerosas aplicaciones disponibles que pueden escanear un documento. Canon ha desarrollado la aplicación Canon PRINT Inkjet / SELPHY.

Para descargar esta aplicación en su teléfono móvil o tableta, abra la Play Store (si tiene un dispositivo Android) o la App Store (si está utilizando un iPhone o iPad) y busque «Canon Print». Seleccione el ícono de la aplicación de los resultados de búsqueda y luego proceda con la instalación presionando el botón «Instalar» o «Obtener». Si está en iOS, verifique su identidad a través de Face ID, Touch ID o su contraseña de Apple ID.

A continuación, encienda la impresora e inicie la aplicación. Una vez que la aplicación esté abierta, presione el ícono de la impresora con el símbolo «+» en la parte superior izquierda de la pantalla. Espere a que aparezca el nombre de su dispositivo (esto puede llevar varios minutos) y tóquelo. ¡Excelente, ahora ha configurado su teléfono móvil para administrar la impresora!

Finalmente, solo necesita presionar el botón «Escanear» en la pantalla principal. ¡Perfecto! Su documento se escaneará y la aplicación lo abrirá mostrando dónde se guardó. ¿No es genial?

Scanbot Pro (Android / iOS)

Scanbot Pro (disponible por un costo) es una de las aplicaciones más populares utilizadas para escanear documentos mientras está en movimiento. Esta aplicación le permite realizar OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y extraer texto de los archivos digitalizados en unos simples pasos.

Para continuar, es necesario descargar la aplicación Scanbot desde Play Store Android o la tienda de aplicaciones iOS. Busque «scanbot» y seleccione el icono de la aplicación, que muestra un documento sobre un fondo rojo. A continuación, instale la aplicación presionando el botón «Instalar» o «Obtener» y verifique su identidad si se le solicita.

En el caso de iOS, la versión Pro se puede descargar directamente desde la App Store. En Android, el pago se realiza a través de microtransacciones dentro de la aplicación.

Una vez hecha la instalación, abra Scanbot y presione el icono de tres puntos ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. Luego, seleccione «Ajustes» y luego «Reconocimiento de texto (OCR)» para activar esta función.

De vuelta en la pantalla principal de la aplicación, toque el icono «+» en la parte inferior. Encuadre el documento que desea escanear con la cámara y presione el icono verde para capturarlo. Guarde el documento en la esquina superior derecha y toque la foto que acaba de tomar. Para ver el texto escaneado, simplemente presione la tarjeta «TEXTO» en la esquina superior derecha.

Otras aplicaciones para escanear

Tanto en Android como en iOS, existen numerosas opciones de aplicaciones de terceros para escanear documentos. Aquí hay algunos ejemplos:

• Notas (iOS): La aplicación iOS Notes incluye una función de escaneo de documentos que puede acceder rápidamente utilizando el 3D Touch en su icono o creando una nueva nota y seleccionando la opción «Escanear documentos» desde el menú que se abre al presionar el botón «+» en la parte inferior.
• Scanner Pro (iOS): Una de las aplicaciones más populares para OCR en iOS. Cuesta 4,49 euros y es muy fácil de usar.
• Escaneo simple – PDF Doc Scanner gratuito (Android): Uno de los softwares más fáciles de usar para escanear documentos y compatible con OCR. Es gratis.

En cualquier caso, estas aplicaciones solo permiten digitalizar documentos a través de la cámara de su dispositivo móvil y no aprovechan la funcionalidad de la impresora Canon. Esto significa que la calidad final probablemente sea inferior. Por lo tanto, le recomiendo utilizar este método solo cuando necesite escanear rápidamente un documento.

Hasta aquí llega nuestra guía sobre cómo escanear un documento con una impresora Canon.