Cómo usar Dropbox: características, ventajas y desventajas de la plataforma desde Google, PC y aplicaciones móviles

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Dropbox es una aplicación informática dedicada a ofrecer servicios de alojamiento de archivos en la nube, es decir, permite a los usuarios almacenar, compartir y sincronizar distintos tipos de archivos y carpetas de forma online, desde cualquier dispositivo, ya sea una computadora de escritorio, una laptop, un smartphone, una tableta, etc.

En concreto, Dropbox es una aplicación multiplataforma de almacenamiento en la nube, por lo que está disponible para Windows, Mac OS, Linux, iOS, Android, entre otros sistemas operativos. Esta aplicación cuenta con versiones gratuitas y de pago, cada una ofreciendo servicios específicos. Según recuentos recientes, Dropbox cuenta con más de 500 millones de usuarios en todo el mundo y está disponible en varios idiomas como inglés, español, francés y alemán.

Dropbox es desarrollado por la compañía norteamericana Dropbox Inc., creado por los programadores Drew Houston y Arash Ferdowsi, quienes lo lanzaron al mercado en junio de 2007 con el financiamiento recibido de Y Combinator. Aunque es una aplicación muy valorada a nivel mundial, también ha sido objeto de críticas y controversias debido a vulnerabilidades en su sistema de seguridad y problemas de privacidad de los usuarios.

Dropbox ha ganado gran popularidad en poco tiempo. Su concepto principal es permitir el acceso a archivos desde cualquier lugar y compartirlos con otros. La mejor característica de Dropbox es su capacidad de sincronización. Cualquier archivo guardado en Dropbox se reflejará instantáneamente en todas las computadoras, teléfonos, iPad y sitios web asociados.

Características

Dropbox cuenta con características únicas en su tipo. Por ejemplo, ofrece respaldo de archivos y es fácil acceder a ellos. Si se borran archivos importantes por accidente, Dropbox brinda la posibilidad de recuperarlos. Los archivos siempre están disponibles y se pueden compartir con otras personas mediante un enlace personal.

Dropbox es una aplicación de servicios en línea que ha evolucionado continuamente, adquiriendo diversas características a lo largo de su historia, entre las más destacadas se encuentran:

• Dispone de una red cliente-servidor, donde el cliente de Dropbox almacena los archivos de los usuarios en carpetas definidas y los sincroniza con la nube y otros dispositivos asociados al cliente.
• Además de compartir archivos a través de la página web de la aplicación, los archivos almacenados en Dropbox se pueden compartir mediante enlaces directos de acceso.
• Permite la transferencia y sincronización de archivos mediante dispositivos USB, e incluso se pueden almacenar archivos manualmente a través de navegadores web.
• El historial de revisiones de Dropbox facilita la recuperación de archivos borrados de la nube y de versiones antiguas de dichos archivos. En las cuentas gratuitas, el historial de revisiones se elimina cada 30 días, mientras que en las cuentas de pago no hay períodos de eliminación establecidos.
• El historial de Dropbox utiliza la tecnología de codificación delta, lo que permite ahorrar ancho de banda y tiempo al cargar solo las partes de los archivos que han cambiado durante la sincronización.
• Dropbox ofrece tres tipos de cuentas: una cuenta gratuita conocida como «Free» o «Basic» con una capacidad de almacenamiento inicial de 2 GB, que puede aumentar hasta 16 GB si se invita a nuevas personas al servicio; una cuenta de pago llamada «Pro» que proporciona 1 TB de almacenamiento; y una cuenta empresarial llamada «Business» que ofrece 5 TB de almacenamiento y herramientas de administración.
• En cuanto a la seguridad, Dropbox utiliza transferencias SSL (Secure Sockets Layer) y cifrado AES-256 (Advanced Encryption Standard) para almacenar los archivos.
• Dropbox colabora con otras aplicaciones web a través de la API (Application Programming Interface) REST (Representational State Transfer), lo que permite la integración con plugins para Drupal, WordPress, Joomla!, y la sincronización con cuentas en Slack, Zoom, entre otros.
• Uno de los servicios más conocidos de Dropbox es Dropbox Paper, que compite con Google Docs al permitir la colaboración en la edición de documentos compartidos.

Cómo funciona Dropbox

Para experimentar de primera mano todas las características mencionadas de Dropbox, es necesario registrarse en la web oficial de la aplicación y elegir entre los tres tipos de cuentas disponibles. Una vez creada la cuenta, se puede acceder a la aplicación a través de la web oficial o descargando el instalador proporcionado en el sitio. Si se desea usar Dropbox en un dispositivo móvil, se puede descargar desde Google Play, App Store, etc.

Al ejecutar la aplicación, esta utiliza la red y activa al cliente, permitiendo al usuario cargar archivos en una carpeta específica. Durante la transferencia de archivos, estos se actualizan automáticamente en la nube de Dropbox, haciéndolos disponibles para los destinatarios. Este sistema de actualización automática, denominado delta encoding, actualiza solo las partes del archivo que han cambiado.

La sincronización entre el cliente y los servidores de Dropbox mantiene actualizado el espacio de almacenamiento en la nube. Esta red interconectada basada en el almacenamiento en la nube permite que varios usuarios trabajen juntos en un documento y colaboren utilizando herramientas informáticas adicionales.

Cómo usar Dropbox

Para utilizar el servicio de almacenamiento de archivos en la nube de Dropbox, ya sea para compartir archivos o colaborar en proyectos, es necesario registrarse como usuario en la web oficial. A continuación, se describirán los pasos para el registro y las principales funciones de Dropbox.

Cómo crear una cuenta gratuita e instalar Dropbox

1. Ingresar a la web oficial de Dropbox y completar el formulario ubicado a la derecha. Aceptar los términos y condiciones de Dropbox y hacer clic en «Crear una cuenta». También se puede utilizar la opción «Iniciar sesión con Google» para evitar completar el formulario.
2. Elegir el plan deseado para comenzar en Dropbox, ya sea la versión gratuita o de pago.
3. Autorizar la descarga del instalador de la aplicación cuando se solicite en dropbox.com.
4. Ejecutar el instalador de Dropbox y esperar a que se realice la instalación automáticamente.
5. Al finalizar la instalación, aparecerá una ventana emergente en el navegador que permitirá instalar la aplicación en dispositivos móviles. Solo se deberá ingresar el número de teléfono o se enviará el enlace de descarga al correo electrónico del usuario.
6. A la vez, aparecerá la ventana inicial de la aplicación donde se debe ingresar el correo electrónico y contraseña o se puede iniciar sesión con Google o Apple.
7. A continuación, se mostrarán dos opciones para almacenar archivos: guardar las descargas en el disco duro (Dropbox Basic) o continuar con el almacenamiento en la nube (Dropbox Plus).
8. Después, aparecerá una ventana para configurar las copias de seguridad del disco duro, mostrando las carpetas que se pueden respaldar y permitiendo elegir cuáles de ellas se respaldarán.

Una vez completados estos pasos, Dropbox estará listo para ser utilizado. Es importante destacar que los dos últimos pasos son opcionales y se pueden configurar en cualquier momento a través del menú principal de la aplicación.

Cómo cargar archivos

1. Para acceder a dropbox.com, puedes usar el asistente de escritorio y hacer clic en el segundo icono después del símbolo “+”, o puedes ingresar a través de la página web oficial de Dropbox.
2. Una vez en dropbox.com, dirígete al lado derecho de la página en la sección “Crear” y selecciona la opción “Cargar archivos”.
3. Aparecerá una ventana emergente donde podrás seleccionar el archivo que deseas subir a la nube de Dropbox.
4. Después de seleccionar el archivo, se abrirá una ventana en dropbox.com donde deberás elegir la carpeta en la que deseas alojar el archivo. Si aún no has creado una carpeta, Dropbox te ofrece la opción de “Crear nueva carpeta”. Simplemente debes darle un nombre a la nueva carpeta.
5. Una vez seleccionada la carpeta de alojamiento, solo tendrás que esperar a que el software cargue el archivo.

Cómo compartir archivos

1. En la página de dropbox.com, dirígete al margen derecho de la página y haz clic en la opción desplegable de “Crear” y selecciona “Nueva carpeta compartida”.
2. Si haces clic en el botón “Archivos” en el margen izquierdo de la página principal de dropbox.com, también puedes acceder a la opción de “Nueva carpeta compartida” que se encuentra a la derecha de la pantalla. Lo mismo ocurre si haces clic en el botón “Compartido” en el menú “Archivos”. Sin embargo, aparecerá como “Crear nueva carpeta compartida”.
3. En cualquier caso, se abrirá una ventana en dropbox.com donde la aplicación te ofrecerá dos opciones para compartir carpetas. La primera opción consiste en crear una nueva carpeta para compartirla, mientras que la segunda opción consiste en compartir una carpeta existente. Si deseas compartir una nueva carpeta, solo necesitarás asignarle un nombre durante el proceso, pero deberás cargar archivos en ella.
4. Una vez seleccionada la carpeta, aparecerá una nueva ventana donde podrás ingresar las direcciones de correo electrónico de las personas con quienes deseas compartir y habrá un campo para escribir un mensaje opcional. Junto al cuadro de correo electrónico encontrarás un botón que te permite especificar si los destinatarios podrán editar el archivo o simplemente verlo.

Una alternativa al envío de enlaces por correo electrónico se encuentra en la parte inferior de la misma ventana, donde se encuentra el botón “Crear vínculo”. Una vez creado el vínculo, deberás hacer clic en el botón “Copiar vínculo” para compartir el enlace de la carpeta con las personas correspondientes.

Cómo usar Dropbox Paper

1. En la página principal de dropbox.com, haz clic en la opción “Paper” que se encuentra en el lado derecho de la pantalla.
2. En el menú de Paper, haz clic en el botón “Crear documento de Paper”.
3. Se abrirá un nuevo portal, que será el documento de Paper que podrás compartir con cualquier persona copiando el enlace del navegador o haciendo clic en el botón “Compartir” que se encuentra en la parte superior de la pantalla.
4. En el campo de escritura de Paper, encontrarás múltiples opciones para complementar las líneas de texto que redactes. Estas opciones te permiten agregar imágenes, videos y otros elementos multimedia provenientes de diferentes redes sociales y alojados en Dropbox.
5. Además, esta barra de edición de texto te permite agregar tablas, líneas de tiempo, tareas y listas numeradas o con viñetas, simplemente haciendo clic en el icono correspondiente.
6. Al mismo tiempo, en la parte inferior se encuentra el ícono del teclado, que muestra atajos para agilizar la edición del texto. Este ícono se encuentra junto al ícono de interrogación, que proporciona ayuda, sugerencias y comentarios.
7. Con la barra inferior de Paper, también es posible introducir saltos de sección y agregar líneas de código.
8. Junto a cada línea de texto, imagen o video, o al seleccionarlos, encontrarás el ícono de comentarios (cuadro de diálogo) que te permite agregar observaciones al trabajo colectivo que estás realizando.
9. Al seleccionar texto, aparecerá una barra con diferentes opciones de edición que te permiten aplicar negrita, tachar palabras, resaltarlas, crear hipervínculos, cambiar el tamaño de la fuente, crear listas numeradas o con viñetas y agregar comentarios.
10. Haciendo clic en el botón “+” de la barra superior, puedes crear un nuevo documento de Paper.

Iniciar sesión en Dropbox

A través de la web

La forma habitual de iniciar sesión en Dropbox es a través de su página web. Solo necesitarás tu dirección de correo electrónico y contraseña para hacerlo.

1. Ve a Dropbox.com y haz clic en “Iniciar sesión” en la esquina superior derecha.
2. Luego, en los campos correspondientes, ingresa tu dirección de correo electrónico y contraseña. Si estás en un ordenador seguro y no deseas volver a introducir los datos, marca la casilla de “Recordar mi cuenta”. Por último, haz clic en “Iniciar sesión”.

La iniciar sesión en Dropbox a través de la web es un proceso sencillo, siempre y cuando todos los campos se completen correctamente. A continuación, se presentan dos formas de iniciar sesión en Dropbox.

Usando Google

Una opción rápida para iniciar sesión en Dropbox es utilizando una cuenta de Google. Después de vincular tu cuenta con Dropbox, solo necesitarás presionar el botón de inicio de sesión con Google para acceder.

1. Visita el sitio web Dropbox.com y haz clic en «Iniciar sesión» ubicado en la esquina superior derecha.
2. Debajo del botón de inicio de sesión convencional, encontrarás la opción de «Iniciar sesión con Google». Haz clic en ella.
3. Se abrirá una ventana emergente que te pedirá que elijas una cuenta de Google en la que hayas iniciado sesión. Si deseas usar una cuenta no listada, selecciona «Usar otra cuenta».
4. Una vez que hayas seleccionado una cuenta de Google para iniciar sesión en Dropbox, confirma la acción presionando el botón «Permitir».

Siguiendo estos sencillos pasos, podrás iniciar sesión de forma rápida y sin problemas utilizando la opción de «Iniciar sesión con Google».

Desde la PC

Dropbox también ofrece una aplicación de escritorio para aquellos usuarios que deseen sincronizar su contenido en diferentes plataformas y evitar llenar su disco duro. Para iniciar sesión en el programa correctamente, sigue los siguientes pasos:

1. Descarga e instala la aplicación de Dropbox desde este enlace.
2. Abre el programa e introduce tu correo electrónico y contraseña en los campos correspondientes. Luego, haz clic en el botón azul que dice «Inicia sesión».

Con esto, habrás iniciado sesión en Dropbox y, dependiendo de tu configuración, la aplicación se iniciará automáticamente cada vez que enciendas tu ordenador, evitando así la necesidad de iniciar sesión nuevamente.

Iniciar sesión con Google desde el escritorio

Otra opción para acceder a la aplicación de escritorio, al igual que en el sitio web, es conectarse mediante una cuenta de Google.

1. Abre la aplicación de Dropbox para escritorio y haz clic en el botón «Iniciar sesión con Google».
2. Al hacer clic en el botón, serás redirigido a una página web donde debes confirmar que deseas continuar con el proceso.
3. Una vez que presiones el botón, se abrirá una ventana emergente donde deberás elegir una cuenta de Google para seguir. Si el correo que has seleccionado aún no tiene los permisos aceptados, aparecerá otra ventana en la que deberás hacer clic en el botón «Permitir». Si ya tiene los permisos aceptados, la sesión se iniciará automáticamente.

Esta forma, al igual que en el sitio web, es la forma más rápida de iniciar sesión. Sin embargo, la aplicación de escritorio iniciará sesión automáticamente después de la primera vez.

Desde la aplicación (Android e iOS)

La aplicación móvil de Dropbox está disponible en los principales sistemas operativos móviles y su función es excelente, ya que se adapta perfectamente a las utilidades que ofrecen los dispositivos móviles. Para disfrutar de ella, deberás iniciar sesión, afortunadamente es una tarea sencilla que te explicaremos a continuación.

1. Descarga la aplicación de Dropbox en tu dispositivo móvil desde uno de los siguientes enlaces: descargar aplicación para Android, descargar aplicación para iOS.
2. Abre la aplicación y debajo del botón azul «Registrarse», encontrarás una opción que dice «Iniciar sesión» en letras pequeñas.
3. Después de hacer clic en el botón, serás llevado a una página donde deberás ingresar tu correo electrónico y contraseña, luego presiona el botón azul que dice «Iniciar sesión».

Después de seguir estos pasos, si has ingresado los datos correctamente, habrás iniciado sesión.

Iniciar sesión con Google desde la aplicación

Google es la opción predeterminada para iniciar sesión en Dropbox desde cualquier plataforma, por lo que es importante que sepas cómo hacerlo.

1. Abre la aplicación de Dropbox y haz clic en el primer botón que dice «Iniciar sesión con Google».
2. Aparecerá una ventana donde deberás elegir una cuenta de Google, si aparece alguna lista o iniciar sesión con alguna.
3. Después de seleccionar una cuenta o iniciar sesión, aparecerá otra ventana donde deberás confirmar que deseas continuar. Para hacerlo, ve hasta el final y haz clic en el botón azul que dice «Permitir».

Listo, sin problemas, siguiendo estos pasos puedes iniciar sesión en la aplicación móvil de Dropbox utilizando tu cuenta de Google.

Posibles dificultades para iniciar sesión

Puede ocurrir que olvides tu contraseña, tu dirección de correo o que encuentres algún otro obstáculo al intentar iniciar sesión. No te preocupes, en MundoCuentas te brindaremos algunas soluciones para las dificultades más comunes al iniciar sesión.

• Contraseña olvidada o cambiada.
  Es posible que hayas olvidado tu contraseña debido a un largo periodo sin iniciar sesión o que haya sido cambiada por alguien más debido a un descuido. La solución más sencilla es ingresar a este enlace, ingresar tu dirección de correo y hacer clic en el botón «Enviar». Dropbox te enviará un correo electrónico para restablecer tu contraseña.
• Acceso a la dirección de correo electrónico denegado u olvidado.
  Sin acceso a tu dirección de correo electrónico, no podrás recuperar tu cuenta. Puedes tratar de recordarla utilizando algún dispositivo asociado a ella o buscando en carpetas compartidas en el pasado a las cuales aún tengas acceso. En caso de haber olvidado tanto la dirección como el acceso, deberás contactar a tu proveedor de correo para solicitar asistencia.
• Acceso a la cuenta denegado.
  Si has intentado iniciar sesión de todas las formas posibles sin éxito y ninguna de las opciones automatizadas de recuperación de datos te ayuda, deberás contactar directamente con el soporte de Dropbox haciendo clic aquí.

Estas tres indicaciones son suficientes para recuperar una cuenta a la que se le ha denegado el acceso debido a problemas comunes. Para casos excepcionales, siempre puedes contar con el soporte de Dropbox, que está capacitado para ayudarte.

Pros y contras de Dropbox

Dropbox es una aplicación que ofrece un valioso servicio actualmente para realizar tareas colaborativas, proporcionando a los usuarios herramientas para mejorar la eficiencia y el rendimiento tanto en la oficina como en el hogar. Sin embargo, Dropbox no está exento de defectos y ha recibido críticas en temas de privacidad y seguridad. A continuación, destacaremos las principales ventajas y desventajas de Dropbox:

Ventajas

• Permite compartir archivos, carpetas y documentos utilizando enlaces, lo que facilita su difusión a través de servicios de mensajería instantánea.
• Capacidad para cargar y almacenar archivos en cualquier formato.
• Acceso a los archivos, carpetas y documentos desde diferentes dispositivos.
• Proporciona un respaldo ilimitado a los archivos almacenados en la nube.
• Ofrece herramientas especializadas de administración a organizaciones empresariales, permitiendo optimizar la ejecución del programa y el cronograma de trabajo.

Desventajas

• Las cuentas gratuitas ofrecen un almacenamiento limitado.
• Solo se sincronizarán los archivos ubicados en la carpeta principal de la aplicación en el disco duro.
• Al compartir archivos, los usuarios con permisos de edición no deben trabajar simultáneamente para evitar duplicaciones.
• En su versión gratuita, Dropbox solo proporciona 2 GB de almacenamiento, lo cual es poco en comparación con otras opciones como Google Drive.

Alternativas

Dropbox no es el único servicio en línea para el almacenamiento de datos. Hay muchas otras alternativas que nos gustaría compartir contigo.

• Sync: Se considera una de las principales competencias de Dropbox. Destaca por su seguridad en línea, amplio espacio de almacenamiento y bajo costo.
• pCloud: Esta empresa ha ganado popularidad recientemente y ofrece seguridad de cifrado por parte del cliente, así como la opción de un único pago para una suscripción de por vida.
• Google Drive: Ofrece una amplia variedad de opciones conectadas con los servicios de Google, permite sincronizar todo con el correo electrónico y proporciona de forma gratuita 15 GB de almacenamiento.
• MediaFire: Es una opción muy buscada debido a que es gratuita. A diferencia de Dropbox, MediaFire ofrece 10 GB de almacenamiento gratuitos para guardar información. Con algunos pasos, puedes ampliar este almacenamiento a 50 GB y acceder a la información desde cualquier dispositivo.

Historia

En respuesta a la creciente necesidad de espacio de almacenamiento en nuestros discos duros y la demanda de más capacidad para guardar información, Dropbox nació como una gran alternativa a mediados de 2007. Los fundadores, Drew Houston y Arash Ferdowsi, ambos estudiantes del MIT (Instituto de Tecnología de Massachusetts), vieron la oportunidad de crear una plataforma que no solo permitiera almacenar información, sino también compartir y sincronizar archivos entre múltiples usuarios de manera sencilla.

Hoy en día, Dropbox es una plataforma global con más de 100 millones de usuarios en más de 170 países. Desde 2011, está disponible en varios idiomas, incluyendo alemán, francés, japonés y español.